09.12.2020

Meeting Fit – Schluss mit zeitfressenden Meetings!

Beitrag der Redaktion

Wie lassen sich Produktivität, Aufmerksamkeit und Kommunikation in Präsenz- und Online-Meetings steigern? Was kann man tun, damit Termine nicht ergebnislos enden oder sich unnötig in die Länge ziehen? Mit diesen Fragen beschäftigte sich im November an der Hochschule Fresenius in München ein Impulsvortrag der Kommunikationsexpertin Nina-Nike Velander, an dem Studierende aller Standorte virtuell teilnahmen.

Die wichtigste Frage vor der Planung eines Meetings ist, so Nina-Nike Velander, welches Ziel das Treffen hat. Muss zum Beispiel eine Entscheidung getroffen werden oder ist nur ein Austausch geplant? Basierend darauf ergibt sich, wer eingeladen werden sollte, wobei immer die Faustregel gilt: so viele Personen wie nötig und so wenig wie möglich. Generell ergebe ein Meeting nur Sinn, wenn wirklich alle Teilnehmenden gebraucht werden. Themen, die nur wenige Anwesende betreffen, sollten dagegen entweder in einem separaten Treffen oder auch per E-Mail oder Telefon besprochen werden.

Für eine effektive Gestaltung eines Meetings ist eine Agenda sehr wichtig. Diese sollte bestenfalls rechtzeitig vorab an alle Teilnehmenden gesendet werden, sodass diese sich auf Punkte vorbereiten oder ihrerseits Themenvorschläge einbringen können. Als Leiterin oder Leiter des Meetings sollte man sich dann überlegen, wie die einzelnen Punkte in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht werden können. Da die Aufmerksamkeit und Energie der Personen zu Beginn eines Meetings immer am höchsten sind, sollten wichtige oder umstrittene Themen stets am Anfang angesprochen werden. Danach können die Teilnehmenden mit ihren eingebrachten Themen zu Wort kommen.

Effektive Moderation und sinnvolle Regeln

Auch für eine effektive Meeting-Moderation hatte die Expertin einige Tipps parat. So sei es hilfreich, Personen direkt namentlich anzusprechen, um nach ihrer Reaktion oder Expertise zu einem Thema zu fragen. Auf diese Weise können Diskussionen angestoßen oder wiederbelebt werden, aber auch Personen einbezogen werden, die noch nicht zu Wort gekommen sind. Diese Möglichkeit könne man auch als Teilnehmender eines Meetings nutzen, um redefreudige Kolleginnen und Kollegen abzukürzen. Weiterhin ist es nützlich, zum Abschluss des Meetings die eigenen Aufgaben zusammenzufassen und dasselbe auch von den Teilnehmenden einzufordern. So kann man mögliche Missverständnisse direkt klären und das Commitment dafür erhöhen, To-dos tatsächlich bis zur vorgegebenen Deadline zu erledigen.

Zudem empfiehlt Nina-Nike Velander die Einführung von Meeting-Regeln, wie zum Beispiel einem Mute-Verbot. So werden die Teilnehmenden nicht dazu verleitet, neben dem Meeting noch weitere Aufgaben zu erledigen, wodurch die Konzentration gesteigert wird. Auch ein Protokoll, das dem Festhalten von Entscheidungen und Aufgaben dient und im Nachgang an Personen gesendet werden kann, die nicht am Meeting teilnehmen konnten, darf nicht fehlen.

Zum Abschluss blieb noch Zeit für die Fragen der Studierenden. So wurde beispielsweise besprochen, wie man mit einer Meeting-Einladung umgehen soll, wenn man in einem Unternehmen neu ist und noch nicht einschätzen kann, inwieweit das Treffen für die eigene Position relevant ist. Auch das Zuspätkommen wurde thematisiert: Hier wäre eine Lösung, das Meeting direkt auf einen späteren Zeitpunkt zu verlegen, der für alle besser machbar ist. Problematisch könne dies aber für Personen in Führungspositionen sein, die oft einen Termin nach dem anderen haben. In solchen Fällen könne man beispielsweise die ersten fünf Minuten nutzen, um Themen zu besprechen, die für die fehlende Person nicht relevant sind.

Insgesamt, so die Expertin, sei es wichtig, alle möglichen Meeting-Tools wie zum Beispiel die Chat- oder Aufnahmefunktion zu nutzen und auch Feedback von den Teilnehmenden einzuholen, wie die Treffen noch produktiver gestaltet werden können – und wie viel Sinn sie ergeben.

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